Manažment dokumentov

To najcennejšie, čo každú firmu vyzdvihuje pred konkurenciou, je kvalita a rozsah znalostí. Približne polovica týchto znalostí sa nachádza v dokumentoch. Prvoradým cieľom každej modernej firmy je využiť získané informácie a zorganizovať vnútorné procesy v spoločnosti tak, aby sa na firemné znalosti dalo nadviazať a aby boli vždy k dispozícii. Súčasnosť je charakteristická spracovaním veľkého množstva dokumentov v tlačenej, ale aj elektronickej podobe. V praxi sa procesy spracovania dokumentov najčastejšie vyskytujú na sekretariátoch firmy, útvaroch kvality, oddeleniach zákazníckej starostlivosť a archívoch firmy. Manažment dokumentov si vo firmách s príchodom automatizácie vyžiadal v zásade nový pohľad na architektúru riešení určených pre takéto systémy. Automatizácia kancelárií podstatne zvýšila produkciu papierových dokumentov a značne sa zväčšil aj objem elektronickej dokumentácie. Okrem štandardnej projektovej dokumentácie sa stáva nemenej dôležitou problematika spracovania dokumentácie vznikajúcej z riadiacej a obchodnej činnosti firmy. Dôležitou požiadavkou je aj dodržanie platnej štátnej legislatívy v oblasti spracovania dokumentov - spisovej služby. Spracovanie veľkého množstva dokumentov bez automatizovanej evidencie je dnes v stredných a vo väčších firmách nemysliteľné a môže byť zabezpečované prostredníctvom automatizovaného systému manažmentu dokumentov. Automatizovaný systém „Spisový manažment“ je produktom firmy PosAm Bratislava a je koncipovaný ako modulárny systém, konfigurovateľný podľa požiadaviek zákazníkov a robustnosti jeho nasadenia. Jeho základom je grupvérový nástroj Lotus Domino, ktorý je okrem vysokého stupňa bezpečnosti a ochrany aj dostatočne robustným klient server riešením na spracovanie obrovského množstva dokumentov. Rieši nielen efektívnu evidenciu a vytváranie všetkých dokumentov, ich kategorizáciu do spisov, ale zabezpečuje aj procesy schvaľovania a pripomienkovania dokumentov v rámci workflow procesov firmy a procesy skartácie a dlhodobej archivácie. Veľmi efektívnym spôsobom integruje riešenia elektronických faxových a e-mailových systémov a procesy súvisiace so skenovaním papierových originálov a ich dlhodobou elektronickou archiváciou prostredníctvom HSM technológie. Systém zabezpečuje prístup k dokumentom z ľubovoľného miesta a ich distribúciu ľubovoľným spôsobom. Systém má integrované, veľmi efektívne nástroje na plnotextové vyhľadávanie dokumentov a ich detailnú kategorizáciu a sprístupnenie z rôznych hľadísk. Pre jednotný vzhľad odosielaných dokumentov, v súlade s požiadavkami dizajn manuálu firmy, má systém integrované použitie kancelárskych produktov Lotus Notes, resp. MS Office. Môže byť používaný tak prostredníctvom klient server architektúry Lotus Notes, ale aj prostredníctvom WWW prehliadačov v prostredí firemného intranetu. Produkt „Spisový manažment“ je vytvorený ako systém s funkčne riadeným prístupom k dokumentom, stabilný proti akýmkoľvek organizačným zmenám. Základom systému je aplikácia Organizačná štruktúra a Adresár externých subjektov. Naň nadväzujú aplikácie manažmentu spisov - Spisová služba pre komplexnú správu interných a externých záznamov a spisov a Registratúrne stredisko pre správu firemných archívov. Firma PosAm Bratislava na účely zabezpečenia čo najkvalitnejších služieb poskytuje pre svojich klientov celé spektrum služieb v oblasti správy dokumentov. Od metodickej pomoci, cez vytvorenie projektov technickej a technologickej infraštruktúry, cez procesy prispôsobenia produktov individuálnym požiadavkám klientov až po procesy nasadenia riešenia vrátane potrebného zaškolenia na obsluhu inštalovaného systému. Takto definované procesy v zásadnej miere podporujú úspešnosť nasadenia produktu a v konečnej miere zabezpečia spokojnosť zákazníka s procesmi sprostredkovania informácií, zvýšením produktivity práce v nadväznosti na riadenie podnikových zdrojov. Aj keď v súčasnosti nie je legislatívne podporený proces dlhodobej elektronickej archivácie, je o tento systém veľký záujem. Schválením legislatívy na používanie elektronického podpisu (do konca roku 1999 bude v ČR prijatý zákon o elektronickom podpise) dôjde k zrovnoprávnenie elektronických a papierových dokumentov, a tým vzrastie aj význam takýchto automatizovaných systémov. Aj keď informačný systém úplne neodstráni papierové dokumenty, ale odstráni problémy s prehľadnosťou, prístupom k informáciám, časté kopírovanie dokumentov, ich nákladnú distribúciu a uvoľní drahé skladovacie priestory. Katarína Petríková
PosAm Bratislava, s. r. o.