Riadenie znalostí a podnikovej dokumentácie

Dnes, v ktoromkoľvek podniku, na zabezpečenie jeho riadenia existuje (mal by existovať) zdokumentovaný systém riadenia. Okrem toho v podniku existujú dokumenty, ktoré zabezpečujú operatívne nariadenia, dokumenty vznikajúce v procese výroby a poskytovania služieb a taktiež dokumenty pomocou ktorých podnik uskutočňuje spojenie s vonkajším svetom - korešpondencia. Riadenie a dokumentácia
Celý súbor dokumentácie existujúcej v podniku si môžeme predstaviť takto: Systémová dokumentácia riadenia:
- základné dokumenty - stanovy, organizačný poriadok, pracovný poriadok, podpisový priadok, archivačný a skartačný poriadok, - systémové dokumenty: príručka kvality (opisujúca celý systém riadenia podniku), smernice a normy (v ktorých sú uvedené všetky podnikové procesy a taktiež právomoci a zodpovednosti zamestnancov za ne) a pod. Operatívna dokumentácia riadenia:
- oznámenia kolektívnych orgánov vedenia a vrcholového manažmentu o svojich rozhodnutiach, - príkazy vrcholového manažmentu, stanovujúce zvyčajne dlhodobé a rozsiahle úlohy, - zápisnice z porád manažmentu rôznych úrovní,
- zdokumentované úlohy a dokumenty súvisiace s ich riešením. Pracovná dokumentácia: metodické návody, pravidlá, inštrukcie a pod., v ktorých je uvedené akým spôsobom a pomocou akých prostriedkov je potrebné uskutočňovať všetky podnikové procesy a na akých formulároch je potrebné zaznamenať výsledky uskutočnených procesov. Procesná dokumentácia: dokumentácia (záznamy) vznikajúca počas uskutočnenia všetkých podnikových procesov na vopred určených formulároch v súlade so stanovenými pravidlami. Korešpondencia:
- externá: dokumentácia, pomocou ktorej podnik komunikuje so zákazníkmi, dodávateľmi, obchodnými partnermi, konkurenciou, štátnymi, kontrolnými a inými orgánmi a pod., - interná: dokumentácia, pomocou ktorej jednotlivé podnikové útvary alebo zamestnanci komunikujú medzi sebou. Dôležitou podmienkou úspechu podnikania je systémové vytvorenie predpokladov na to, aby všetka uvedená podniková dokumentácia slúžila cieľom podnikania - uspokojovať požiadavky a potreby zákazníkov, zamestnancov, majiteľov a okolia. Riadenie dokumentov a podnikové znalosti
Celý životný cyklus dokumentov je potrebné riadiť zodpovedajúcim spôsobom. Pri rôznych dokumentoch môže byť tento cyklus odlišný, ale vo všeobecnosti zahŕňa návrh na vytvorenie, vytváranie, ak je to potrebné pripomienkovanie, odsúhlasenie a schvaľovanie, za ktorým nasleduje publikovanie, používanie a archivácia. Mnohé druhy dokumentov podliehajú zmenovému konaniu, ktoré sa vo všeobecnosti veľmi podobá vzniku nových dokumentov. Najefektívnejšia cesta na riadenie dokumentácie v podniku je priradenie väčšiny dokumentov zodpovedajúcim podnikovým procesom a zabezpečenie potrebného toku dokumentov (workflow) v súlade s týmito procesmi a pravidlami stanovenými v podniku, pričom pre určité druhy dokumentov má byť tento workflow striktný (fixný), t. j. každý jeho krok je presne stanovený dohodnutými pravidlami. Týka sa to napr. smerníc a podnikových noriem. Iné druhy dokumentov potrebujú voľnejší (flexibilný) workflow, v ktorom nemusia byť dodržané všetky kroky, ide o metodické návody a inú pracovnú dokumentáciu nižšej úrovne. Ďalšie druhy dokumentov majú úplne voľný (ad hoc) workflow. Ak príklad možno uviesť korešpondenciu určitého druhu. Veľmi dôležité je zabezpečenie jasne stanovených prístupových práv zamestnancov k podnikovým dokumentom rôzneho druhu. Optimálnou cestou je logické spojenie prístupových práv s vykonávanou činnosťou, tzn. s podnikovými procesmi. Okrem zabezpečenia prístupu je dôležité zabezpečiť aj riadený „nútený“ presun dokumentov (alebo len ich stručného opisu) tým zamestnancom, ktorí ich potrebujú pri výkone svojej práce, tzn. svojich procesov. Takýmto spôsobom sa vytvárajú podnikové znalosti potrebné na kvalitný a včasný výkon práce očakávanej od zamestnancov. Inými slovami, zabezpečuje sa pravidlo: poskytnúť potrebnú informáciu správnym ľuďom, v správnom čase a na správnom mieste, kde sa práca vykonáva a okrem toho v optimálnej forme a potrebnom objeme. Znalosti a podnikové vzdelávanie
Znalosti podniku by mali využívať všetci zamestnanci, ako je však známe, v podnikoch existuje len pomerne malá skupina zamestnancov, ktorí dobrovoľne a s ochotou využívajú podnikové znalosti na zvýšenie kvality svojej práce. Čo robiť s ostatnými? Je potrebné ich vzdelávať. To znamená, že je potrebné vytvárať ďalšie, aj keď špecifické dokumenty - vzdelávacie materiály a materiály na skúšanie zamestnancov. Tie je potrebné vhodným spôsobom distribuovať, sledovať a vyhodnocovať, tzn. riadiť. Výpočtová technika v podniku
Aj vy máte skúsenosť, že väčšina vašich zamestnancov využíva počítač namiesto písacieho stroja a kalkulačky? PosAm Bratislava, spol. s r. o. sa už roky cieľavedome, a ako konštatujú naši zákazníci so znalosťou predmetu, zaoberá vývojom softvérových nástrojov umožňujúcich podstatne zvýšiť efektívnosť využívania výpočtovej techniky v podniku. Počítače s takýmto softvérom, ktoré sú prepojené v podnikovom intranete sa stávajú vysokokvalitným prostriedkom na spoluprácu zamestnancov, ich zaangažovanie sa do riadenia podniku a uskutočňovanie podnikových procesov, vytváranie a efektívne využívanie podnikových znalostí. Za tým všetkým stojí systém riadenia podnikovej dokumentácie. Mark Slavický, PosAm Bratislava, spol. s r. o.
Produktový manažér pre organizáciu a riadenie podnikov
riaditeľ pobočky Banská Bystrica