Byť dobrou sekretárkou je tiež umenie
Sekretárka je prvá osoba, s ktorou prichádzajú do styku pracovníci i zákazníci firmy. Je ideálne, ak je profesionálka, ktorá zvláda nielen všetky činnosti sekretariátu, ale ktorá prostredníctvom svojej osobnosti a šarmu vie vyvolať pozitívny dojem. Zvládnuť prácu sekretárky na vysokej úrovni vyžaduje ovládanie rôznych úloh a zároveň aj ustavičné zvyšovanie kvalifikácie získavaním nových poznatkov. K jej hlavným funkciám patrí organizačná a informačná funkcia, spolupráca s vedúcim pracovníkom a ďalšími útvarmi v organizácii, významnú úlohu plní pri reprezentácii a vytváraní imidžu, či už pri osobnom, písomnom alebo telefonickom kontakte s okolím, hovorí PhDr. Milka Jančinová, riaditeľka agentúry J & T, ktorá organizuje špeciálny kurz Manažérka sekretariátu. Nevyhnutnou súčasťou práce sekretárky je komunikácia, či už komunikácia so šéfom, s ostatnými pracovníkmi firmy, klientmi, návštevníkmi a podobne. Sekretárka musí ovládať zásady efektívnej komunikácie, ktoré jej umožňujú porozumieť a poznať iných ľudí, zdolávať ťažkosti a námietky. Prostredníctvom týchto zásad môže úspešne zvládnuť aj konfliktné a stresové situácie, ktoré sú na sekretariáte pri tom obrovskom množstve úloh bežnou súčasťou, dodáva Dr. Milka Jančinová. Aby všetky činnosti vedela bez problémov zvládnuť počas pracovného dňa, potrebuje sa orientovať v problematike časového manažmentu. Ak bude v práci každý večer napríklad do ôsmej, z dlhodobého hľadiska to negatívne ovplyvní nielen jej pracovný, ale aj osobný život. K nosným činnostiam sekretárky patrí každodenné vybavovanie korešpondencie. Patrí sem písanie osobných i obchodných listov, interných obežníkov, pozvánok a ďalších dokumentov. Všetky tieto písomnosti musia byť napísané podľa platných noriem, ich štruktúra, obsah, formulácia, spôsob písania adries, titulov, funkcií či oslovení, výskyt chýb, prikladanie príloh a tak ďalej to všetko sa podieľa na celkovom efekte. Aj písomný styk so zahraničím má svoje osobitosti. Písomná forma vytvára dôležitý obraz o firme, najmä ak s tým-ktorým adresátom komunikuje po prvý raz. Pre konečný úspech je preto životne dôležité, aby sekretárka perfektne ovládala normy a zásady nielen písomného, ale aj osobného a telefonického kontaktu s okolím. Vedomosti a zručnosti sekretárky musia zahŕňať aj poznatky zo spoločenského protokolu. Je dôležité, aby každú návštevu primerane oslovila, privítala a uviedla. Sekretárka musí poznať zásady predstavovania, pravidlá spoločenskej prednosti, zasadacieho poriadku i zásady podávania občerstvenia. Celková kultúra správania sa, vystupovania, úpravy zovňajšku a etiketa v pracovnom i spoločenskom styku by pre ňu mala byť úplnou samozrejmosťou. Svojím vystupovaním totiž môže neraz prelomiť bariéry, ktoré vznikajú pri nepríjemných situáciách, či už v kontakte jej priameho nadriadeného s ostatnými pracovníkmi alebo s klientmi. S trochou nadsádzky môžeme povedať, že dobrá sekretárka je pre firmu niekedy viac ako hociktorý topmanažér, uzatvára Dr. Milka Jančinová.
|
