|
|
||||||||||||||||
| Streda 8.Marca 2000 | |||||||||||||||||
|
 |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Len dobrý job description pomôžeAnalýza pracovnej pozície ako jeden z prostriedkov personálneho plánovania V každej organizácii dochádza raz za čas k nevyhnutnému personálnemu rozhodovaniu: buď treba nejakého pracovníka vymeniť (z dôvodu jeho prechodu na inú pozíciu alebo pre jeho odchod), alebo je nevyhnutné obsadiť novovytvorenú pozíciu, ktorá vo firme dovtedy neexistovala. O tom, ako dosiahnuť, aby nijaké personálne rozhodnutie nikdy nezostalo osamotené, ale aby bolo súčasťou dlhodobejšieho personálneho plánovania, sme sa porozprávali s Janom Zvěřinom, riaditeľom slovenskej pobočky medzinárodnej personálnoporadenskej spoločnosti HILL International. Ako otázku personálneho plánovania zvládajú na Slovensku pôsobiace podniky? - Prax ukazuje, že personálne plánovanie je obyčajne na veľmi dobrej úrovni vo veľkých firmách, ktoré kladú dostatočný dôraz na správny rozvoj pracovných síl a ktoré majú na tento cieľ aj dostatočné pracovné prostriedky t. j. samostatné personálne oddelenie s dostatočnými právomocami. Na druhej strane sa v malých alebo stredne veľkých podnikoch kladie na personálne plánovanie malý alebo takmer nijaký dôraz. Práve tam však môže prípadný a často neočakávaný výpadok čo len jedného pracovníka predovšetkým na kľúčových pozíciách - priniesť nepríjemné a obávané zásahy do chodu celej firmy. Je personálne plánovanie zložité? - Nie, takéto plánovanie možno robiť aj pomocou veľmi jednoduchých prostriedkov. Pri ich využití však treba dávať pozor na tri základné aspekty. Po prvé treba zavčasu rozpoznať slabé miesta v personálnom obsadení, po druhé sa treba vyvarovať nesprávnych personálnych rozhodnutí a po tretie treba vypracovať plán pracovných pozícií. Hľadanie nových pracovníkov pod časovým tlakom je totiž veľmi drahé a často aj neúspešné. Z čoho treba pri personálnom plánovaní vychádzať? - Dobrou pomôckou je vypracovanie plánu pozícií ako praktického nástroja, pomocou ktorého sa dá zistiť, ako čo najlepšie zorganizovať pracovné pozície. Plán prehľadnou formou ukazuje, ktoré pozície (osoby) sa podieľajú na riešení jednotlivých úloh a ako tá-ktorá pozícia (osoba) prispieva k ich (vy)riešeniu. Diagram funkcií pomáha aj pri zaraďovaní nových pracovníkov do chodu firmy, pretože vopred presne ukazuje oblasť pôsobenia, kompetencií a zodpovednosti na príslušnej pozícii. Po vyjasnení otázky týkajúcej sa plánu pozícií možno pristúpiť k vypracovaniu opisu pracovného miesta (v zahraničí známy ako job description), ktorý by mal byť spoločnou prácou vedúceho personálneho oddelenia a nadriadeného budúceho pracovníka. Pri tvorbe analýzy pracovnej pozície treba presne odpovedať na tri základné požiadavky: prvou z nich je všeobecné zameranie firmy podľa diagramu funkcií, druhou presný opis pracovnej pozície a treťou presná špecifikácia pracovníka na túto pozíciu. Aké chyby sa robia najčastejšie pri opise pracovného miesta? - Pri vypracúvaní opisu pracovného miesta sa treba vyvarovať dvoch základných chýb: opis nesmie byť príliš nejasný tým by sa napríklad mohlo pri prípadnom inzerovaní tejto ponuky získať nezvládnuteľné množstvo odpovedí väčšinou od nezodpovedajúcich uchádzačov. Na druhej strane však opis nesmie byť príliš úzky. Tejto chyby sa často dopúšťajú lovci hláv (headhunters), keď sa od samého začiatku zameriavajú na jediného uchádzača od konkurencie. Čo by malo byť cieľom vypracovania opisu pracovného miesta? - Cieľom vypracovania opisu pracovného miesta by malo byť stanovenie minimálnej požiadavky na obsadzovanú pozíciu, rozhodnúť, aké predpoklady by ideálny kandidát mal spĺňať a aké spĺňať musí a získať určitú senzibilitu pre danú pozíciu, pretože schopnosť vcítiť sa do pozície prípadného kandidáta nesmierne uľahčuje neskorší výber. Správne vypracovaný opis pomôže vyriešiť aj otázky kvality a kvantity, zostať realistický a neklásť nezmyselne neúmerné požiadavky, určiť rámec finančného ohodnotenia, stanoviť presné pracovné podmienky a vypracovať stratégiu hľadania. Čo by mal opis pracovnej pozície obsahovať? - Opis pracovnej pozície by mal obsahovať vysvetlenie, či je pozícia novovytvorená alebo či sa hľadá náhrada za existujúceho pracovníka, ďalej termín nástupu, organizačnú skicu, v ktorej centrum tvorí daná pozícia, krátky prehľad a opis budúcich spolupracovníkov, prehľad budúcich činností, druhov úloh a ich časovej náročnosti v percentách. Na lepšiu predstavivosť naposledy uvedeného uvediem príklad na pozícii predajca, zástupca firmy: obchodné návštevy u klientov 60 % (t. j. tri celé pracovné dni v týždni), zaškoľovanie a oboznamovanie sa s novými výrobkami firmy 20 % (jeden deň), reporting, administratívne vyhodnocovanie pracovných ciest 10 % (pol dňa), kontrola prevzatých objednávok a príprava na ďalší pracovný týždeň 10 % (pol dňa). Tento príklad je, samozrejme, veľmi zjednodušený, vypracovanie takéhoto presného opisu však následne umožňuje viesť rozhovor s prípadnými uchádzačmi o voľnú pozíciu omnoho intenzívnejšie. Vraveli ste, že do opisu pracovného miesta patrí aj špecifikácia človeka, ktorý by na ňom mal pracovať. Čo je nevyhnutné určiť v tejto súvislosti? A ako je to s prostredím, ktoré ho bude obklopovať? - Opis pracovníka je zameraný na to, čo kandidát musí a čo by mal vedieť a poznať, aké formálne požiadavky sa naňho kladú. Ide napríklad o otázky typu Aké má mať vzdelanie?, Aké jazykové znalosti? Akú prax a schopnosti? (PC, SW, IT, zváračské skúšky, vodičský preukaz a čokoľvek iné, nevyhnutné pre túto pozíciu). Zároveň sa však treba zamerať aj na to, aké by mal mať charakterové vlastnosti napríklad u mzdového účtovníka by sa nemal klásť dôraz na to, aby bol otvorený a extrovertný, ale na to, aby bol starostlivý, spoľahlivý a presný. Vypracovanie presného opisu pracovných podmienok, kam patrí finančné ohodnotenie, systém prémií a provízií, poskytovanie sociálnych výhod (firemné stravovanie, firemná penzia, možnosť ďalšieho vzdelávania a podobne), druh pracovnej zmluvy, používanie služobného automobilu a tak ďalej, je už starostlivou prípravou na často veľmi prekvapivé, väčšinou však oprávnene tvrdé otázky budúcich uchádzačov. Akú úlohu môže zohrať pri personálnom plánovaní poradenská agentúra? - Zo svojich skúseností personálneho poradcu musím povedať, že vypracovanie čo najpresnejšieho opisu pracovnej pozície je pre personálnoporadenské firmy v podstate najdôležitejšia činnosť pri spolupráci s klientom. Len ak vieme, koho presne musíme hľadať, môžeme ho potom aj nájsť. Malo by byť aj najväčším záujmom vedúcich personálnych pracovníkov, aby si na stanovenie ,job description naozaj našli čas a nebrali to ako nevyhnutné zlo. A v prípade, že sa rozhodnú spolupracovať s niektorou poradenskou firmou v oblasti recruitingu, aby si našli dostatočný čas na spoločné vypracovanie čo najlepšieho opisu pracovného miesta. Jana Hyžová |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Webmaster: webmaster@maxo.sk Design: MAXO s.r.o. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
