Ani čas by sa nemal stať naším pánom

Už Seneca povedal, že nemáme málo času, len ho veľmi veľa premárnime

Čas možno ušetriť, využiť, naplánovať, ale aj premárniť, stratiť, preleňošiť alebo nechať ukradnúť. Času dnes takmer nikto nemá dosť. Každodenné časové stresy však nie sú znamením dôležitosti a ukazovateľom úspechu. Prezrádzajú skôr organizačnú neschopnosť. Ten, kto si na prahu nového roka predsavzal, že chytí svoj denný rozvrh pevne do rúk, by mal v prvom rade zistiť, kde sú jeho najväčší zlodeji času, a potom by sa ich mal čo najrýchlejšie zbaviť.

1. TELEFÓN. Inteligentný človek je schopný povedať podstatné informácie do dvoch minút, komunikačne menej zdatný do piatich minút. Ak je partner na jednom konci slúchadla stručný, s najväčšou pravdepodobnosťou sa mu prispôsobí aj druhá strana. Kto sa chce porozprávať, mal by si dohodnúť osobné stretnutie.

2. NEPORIADOK. V každom prípade ruší a rozptyľuje. Hoci sa hovorí, že „inteligent zvládne aj chaos“, nie je to pravda. Hľadaním rôznych vecí a opätovnou snahou koncentrovať sa stráca veľa času. Z pracovného stola treba odstrániť všetky papiere, ktoré nie sú potrebné pri plnení aktuálnych úloh. Z času na čas je dobré urobiť „veľké upratovanie“, vytriediť poštu a ostatné dokumenty a všetko zbytočné vyhodiť.

3. NEOHLÁSENÉ NÁVŠTEVY. Narúšajú pracovný rytmus a nútia venovať starostlivo naplánovaný čas riešeniu neplánovaných situácií. Hoci nepozvané návštevy prichádzajú podľa zákona schválnosti v najmenej vhodnom okamihu, treba ich privítať srdečne. Hneď na začiatku im však treba vysvetliť, že navštívená osoba má neodkladnú prácu, vhodné je ponúknuť náhradný termín stretnutia.

4. NESCHOPNOSŤ POVEDAŤ NIE. Treba sa naučiť odmietať služby, na ktoré nie je čas. Človek tým získa nielen auru výnimočnosti, ale aj čas pre seba. Aj umenie povedať nie sa dá natrénovať. Odmietať treba bez vysvetľovania. Stačí jednoducho s úsmevom povedať: „Nie, dnes nemôžem.“

5. NESÚSTREDENOSŤ. Máte schôdzku s klientom, pripravujete sa na poradu, musíte vybaviť niečo súrne? Kto sa musí na prácu sústrediť, mal by zabezpečiť, aby ho nikto nerušil. Stačí zavolať na ústredňu, aby do kancelárie neprepájala hovory, prípadne zapnúť záznamník alebo odkazovú službu. Dvere pracovne možno zamknúť, kolegom možno povedať, aby s prípadnými otázkami prišli neskôr. Nikto nemusí byť dosiahnuteľný komukoľvek a kedykoľvek.

6. NEJASNOSTI. Kto nevie, čo od neho nadriadený presne chce, nemal by strácať čas siahodlhým premýšľaním, ale mal by sa čo najskôr spýtať na podrobnosti a zmysel pracovného zadania.

7. ZLE VEDENÁ PORADA. Dokáže vyčerpať viac ako čokoľvek iné. Kto sa chce vyhnúť nekonečným, nič neriešiacim poradám, mal by správne vybrať ich účastníkov. Skôr ako „viac hláv, viac rozumu“ totiž platí, že produktivita porady je nepriamo úmerná počtu prítomných. Ak rokuje viac ako sedem osôb, vznikajú komunikačné problémy. Na poradu by mali byť všetci pripravení, mali by poznať jej program a časový harmonogram.

8. ODSÚVANIE NÁROČNÝCH A NEPRÍJEMNÝCH ÚLOH. Systém „mŕtvy chrobák“ alebo „horúci zemiak“ sa v nijakom prípade neodporúča. Večne odsúvané úlohy môžu postupne prerásť do problémov a vrátia sa ako bumerang. Veci treba riešiť v poradí ich dôležitosti. Ak jestvuje dostatok údajov potrebných na rozhodnutie, treba konať okamžite.

9. KONDÍCIA. Každý človek má svoje individuálne vnútorné hodiny, ktoré určujú momenty zvýšenej aktivity a stavy útlmu. Preto by mal zistiť, v ktorej dennej alebo nočnej hodine je najkreatívnejší a najvýkonnejší. Čas zvýšenej aktivity nie je potom vhodné premrhať jedením, dlhým telefonovaním alebo klebetením s kolegami. A naopak – v okamihu únavy sa netreba za každú cenu snažiť zlomiť pracovné rekordy.

(hyž)