Dajú sa ľudia riadiť e-mailom?

Ak sa nové technológie použijú správne, ponúkajú zaujímavé možnosti

V stredu 14. marca sme v Hospodárskom denníku uverejnili niektoré výsledky prieskumu, ktorý uskutočnil Hernstein Management Report v spolupráci s Rakúskou spoločnosťou pre marketing (OGM), prílohou denníka Die Presse Top Karriere a denníkom Frankfurter Allgemeine Zeitung. V rámci prieskumu sa anketári opýtali 446 členov vrcholového vedenia vo firmách v Rakúsku, Nemecku a vo Švajčiarsku na najnovšie trendy v oblasti manažmentu. Druhú časť nedávno zverejnených výsledkov spája ďalšia spoločná téma, ktorou tentoraz sú informačné technológie.

Riadenie ľudí prostredníctvom počítača - na prvý pohľad sa zdá, že táto kombinácia je vzhľadom na svoju „neľudskosť“ nemožná a nevhodná. Ako však ukázali výsledky spomínaného prieskumu, nové technológie sa už dostali aj do takýchto oblastí. Túto skutočnosť hodnotí 34 percent opýtaných topmanažérov ako jednoznačné zlepšenie, 46 percent v nej vidí určité prednosti i nedostatky a iba deväť percent vníma predovšetkým jej negatívne dôsledky. Nijaké zmeny nepocítilo 11 percent

„Práve v čase rastúcej decentralizácie podnikov je téma riadenia na diaľku čoraz dôležitejšia,“ povedala riaditeľka inštitútu Hernstein Management Report Katharina Fischer-Ledenice. „A k jej ďalšiemu rozvoju bezpochyby patrí aj využívanie nových technológií.“ Prednosti tohto spôsobu vidia odborníci predovšetkým v možnosti okamžitého posúvania relevantných informácií smerom ku všetkým pracovníkom, ktorých sa týkajú. Samozrejme, riadiaci pracovníci by vždy mali myslieť na to, že osobný kontakt sa nedá v nijakom prípade nahradiť kontaktom cez počítač a podanie ruky nikdy nenahradí kliknutie myšou.

Hranice riadenia podriadených napríklad prostredníctvom e-mailov by sa podľa Kathariny Fischer-Ledenice mali vyskytovať približne tam, kde sa riešený problém nejakým spôsobom dotýka osobnosti pracovníka. „Intranet nie je celkom určite vhodným prostriedkom na prenášanie zlých správ,“ podčiarkuje. Pri dobrých novinkách však platí presný opak. Pochvala prostredníctvom e-mailu poslaná podľa možnosti širokému okruhu adresátov je príjemná a na pracovníkov často pôsobí ako významný motivačný faktor.

Na záver ponúka Hernstein Management Report niekoľko nie celkom vážne mienených rád a odporúčaní, ktoré pri dôslednom dodržiavaní takmer so stopercentnou pravdepodobnosťou povedú k neúspechu v riadení ľudí:

Posielajte e-maily bezhlavo a bez akéhokoľvek systému tak, že adresát dostane tú istú správu najmenej tri až štyri razy.

Ako attachments pripájajte dokumenty, ktoré možno iba ťažko otvoriť (najlepšie v neznámych formátoch).

Krátke informácie posielajte vo veľkom balíku. Napíšte „iba“ približne 137 strán a nepripojte nijakú ďalšiu informáciu o rozsahu dokumentu.

Posielajte e-maily zmiešaným skupinám adresátov, z ktorých sa problém skutočne týka iba malej časti.

Ak chcete, aby prijímateľ vaše e-maily vždy prečítal ako posledné, využite všetky dostupné spôsoby upozornenia na dôležitosť a naliehavosť.

Používajte e-mail na to, aby ste na podriadených delegovali nové komplexné úlohy, ktorých prijatie vyžaduje súhlas obidvoch strán.

Rezervujte si piatkové popoludnie na to, aby ste prostredníctvom elektronickej pošty vašim podriadeným na poslednú chvíľu stihli prideliť zložité úlohy s termínom splnenia v pondelok o deviatej hodine ráno.

Prípadnú kritiku zvyknite oznamovať pomocou e-mailu okamžite a čo najväčšiemu okruhu spolupracovníkov dotknutej osoby.

Posielajte informácie, ktoré sa týkajú všetkých pracovníkov a ktoré medzi nimi pravdepodobne vyvolajú vysokú mieru emócií, výlučne prostredníctvom elektronickej pošty.

(ach)