Keď kontrola je kontrolovateľná

Spoločnosť Data System Soft ponúka na trh moderný systém na transparentné sledovanie plnenia úloh vo všetkých typoch organizácií

Čo iné si už môže v rámci kontroly plnenia úloh želať každý šéf, ako to, že podriadených či spolupracovníkov preverí nech je kdekoľvek na svete. A nielenže zistí kto a kedy splnil úlohu, ale môže priebežne odkiaľkoľvek na svete zadávať nové úlohy, diskutovať o nich, ako aj o tom, čo je nevyhnutné ďalej robiť. Túto vymoženosť prináša nový softvér firmy Data System Soft, spol. s r. o. Ide o program, ktorý umožňuje sledovanie, riadenie a kontrolu plnenia úloh vo všetkých typoch spoločností, a to i nadnárodných bez toho, aby sa ľudia museli schádzať priamo a zvyšovať náklady spoločností na dopravu, cestovné, vynaložený čas.

„Softvér sme začali vyvíjať na základe Metodického pokynu vydaného Úradom vlády SR na kontrolu pridelených úloh z uznesení vlády od ich zadania až po hlásenia o stave plnenia danej úlohy. Prvé varianty programu boli pôvodne určené pre orgány štátnej správy. Po úspešných aplikáciách sme ho prispôsobili aj na používanie v ostatných organizáciách a firmách, ktoré takto môžu kontrolovať plnenie úloh na všetkých stupňoch riadenia. Jednou z vlastností programu je, že upozorňuje na termíny plnenia úloh na základe vopred nastaviteľných kritérií, napríklad výraznou výstrahou v čase blížiaceho sa termínu splnenia úlohy, o čom je, samozrejme, informovaný aj nadriadený pracovník. Tento systém eviduje všetky zadané úlohy a vy máte možnosť si ich vyhľadať podľa viacerých kritérií. Veľmi dôležitou vlastnosťou nášho produktu je aj to, že všetky dáta sú historicky zaznamenané takpovediac ťnatrvaloŤ, čo znamená, že aj príslušné údaje zavedené do systému pred niekoľkými rokmi sú používateľovi okamžite k dispozícii,“ v stručnosti charakterizoval hlavné funkcie a výhody systému iaditeľ firmy Data System Soft RNDr. Roman Cisár

Inštalácia softvéru je vcelku nenáročná na čas a prostriedky. Stačí, ak používateľ má k dispozícii server s operačným systémom, pričom nie je dôležité, o akú platformu ide, pretože uvedený produkt je aplikovateľný na širokú škálu produktov. Softvér disponuje príjemným a intuitívnym rozhraním, inými slovami jeho ovládanie je jednoduché a prehľadné.

„Pre každého zamestnanca sa vytvorí vlastná osobná stránka, na ktorú mu prichádzajú úlohy so všetkými potrebnými informáciami. Softvér následne realizáciu daných úloh priebežne sleduje. Zamestnanec môže pracovné príkazy rozdistribuovať ďalším pracovníkom podľa hierarchií postavenia vo firme. Prístup na osobnú stránku je používateľovi umožnený z ktoréhokoľvek miesta na svete, kde je možnosť pripojenia sa na internet. Systém sa dá nakonfigurovať tak, že pracovníkovi chodia správy o plnení alebo výskyte nových úloh priamo elektronickou poštou alebo na mobilný telefón. Kontrolu nad celým systémom má len poverený pracovník spoločnosti. Úlohy môže meniť len zadávateľ a ich svojvoľné presúvanie či vymazávanie ich zadania nie je možné – dodržuje sa funkčné postavenie zamestnancov. Navyše všetky dáta o úlohách sú trvalo zaznamenané,“ dodáva R.

Samotný systém sa skladá z dvoch častí – Administračného modulu pre sekretára a Intranetového rozhrania pre používateľov – zamestnancov podľa organizačného pracovného zaradenia. Funkciou Administratívneho modulu sekretára je napĺňanie databázy a kontrola údajov, ktoré zadávajú ostatní používatelia cez intranet. Jednou z funkcií sekretára je možnosť vygenerovať všetky používateľmi vytvorené hlásenia o plnení úloh v takom tvare, aby ich bolo možné tlačiť vo forme určenej priamo na podpis štatutárnemu zástupcovi firmy či štátneho orgánu. Intranetové rozhranie poskytuje používateľovi okamžité informácie o všetkých pridelených úlohách. Upozorňuje na urgentné termíny úloh, vytvára prehľad o úlohách podľa zadaných kritérií a triedi ich do logicky súvisiacich skupín. Hlavným poslaním tejto časti programu je podávanie hlásení k prideleným úlohám, jednoduchá elektronická komunikácia s nadriadenými a podriadenými osobami pri vytváraní finálnej podoby hlásenia o úlohe.

Spoločnosť Data System Soft, spol. s r. o., pôsobí na našom trhu od roku 1991. Jej zakladatelia si so sebou ako prioritné imanie priniesli dvadsaťročné skúsenosti z odboru informačných technológií. Ich cieľom je od začiatku ponúkať zákazníkom čo najkvalitnejšie služby z oblasti IT. Spolupracujú s takými významnými firmami, ako je COMPAQ Computer Corporation a Computer Associates. Okrem spomínaného softvéru kontroly úloh ponúka Data System Soft napríklad aj komplexné zabezpečenie akreditácie na rôznych domácich i medzinárodných podujatiach (ich služby boli využité aj pri Svetovej zimnej univerziáde v roku 1999, Svetových zimných olympijských dňoch mládeže a ďalších podujatiach). V ponuke Data System Soft nájdete komplexné workflow systémy šité „na mieru“, aplikované napríklad pre Štátny fond rozvoja bývania, celopodnikový informačný systém pre Duslo, a. s., Šaľa, rozsiahle implementácie pre Škodu, a. s., Mladá Boleslav, ale napríklad aj pre Trans Credit International Grécko.

Začiatky vývoja programu na kontrolu úloh siahajú do roku 1996. Systém bol uvedený do reálnej prevádzky po prvý raz v roku 1997. Dnes ho používajú napríklad na ministerstve výstavby a regionálneho rozvoja, ministerstve životného prostredia, ale aj v spoločnostiach ako Group 4 Falck. Výhody nenáročnej, rýchlej a účinnej, a najmä kontrolovateľnej kontroly plnenia úloh sú evidentné a Data System Soft ponúka záujemcom prezentácie produktu vo vlastných priestoroch, prípadne aj v priestoroch záujemcu na požiadanie.

„Predajné ceny produktu vrátane jeho inštalácie sú určené na základe počtu používateľov, napríklad cena systému pre 16 používateľov je 250-tisíc korún. Pritom celá implementácia produktu bežne netrvá dlhšie ako týždeň,“ prezrádza R. Cisár, pričom si je veľmi dobre vedomý výhod ich produktu pre spoločnosti prakticky akéhokoľvek zamerania.

Výhody programu na kontrolu úloh:

- jednoduchý prístup k informáciám prostredníctvom webstránok,

- zavedenie elektronickej formy toku dokumentov súvisiacich s pridelenými úlohami,

- zjednodušenie a spresnenie komunikácie medzi organizačnými zložkami (komunikácia elektronicky cez pripravované hlásenie - nie je nevyhnutný osobný kontakt ani papierová forma),

- elektronická archivácia pridelených úloh, uznesení (prípadne porád) a hlásení,

- výrazné zníženie výskytu redundantných informácií,

- zjednotenie formátu tlačených dát (hlásení, záznamov z porád a pod.),

- automatické generovanie hlásení v tvare požadovanom organizáciou (papierová i elektronická forma),

- efektívne sledovanie termínov úloh,

- vyhľadávanie úloh na základe zvolených kritérií,

- možnosť rozširovania funkčnosti systému na základe požiadaviek používateľa.

Výhody pre informatikov:

- minimálne časové straty pri inštalácii (bez potreby inštalácie softvéru na strane klientov) a nasadzovaní nových verzií,

- možnosť zavedenia systému na širokú škálu bežne používaných platforiem (Windows, Unix...),

- minimálne nároky a náklady na administráciu celého systému,

- ľahké sprístupnenie jednotného zdroja informácií,

- možnosť práce zo vzdialeného pracoviska (pridružená organizácia, pobočka, pracovná cesta, práca z domu),

- minimalizovanie nákladov na zaškolenie pracovníkov.