Ako správne klásť správne otázky

Kto chce dostať vyčerpávajúcu odpoveď, musí sa vedieť vhodne opýtať

Aj v súkromnom, aj v pracovnom živote ľudia veľmi často pátrajú po správnych odpovediach na vyslovené otázky. Poháňa ich potreba získať nové informácie alebo objaviť nové riešenia. Nie zriedka však dostanú nepostačujúcu, prípadne úplne nesprávnu odpoveď. Stať sa môže i to, že opýtaný sa jednoducho necíti na to, aby odpoveď na položenú otázku vôbec poskytol. A práve v takýchto prípadoch môže byť na vine nesprávne formulovaná otázka. V niekoľkých bodoch prinášame zopár rád a odporúčaní pre tých, ktorí by sa chceli takejto situácii vyhnúť.

Kladenie nesprávnych otázok. „Kto má skúsenosti s outsourcingom a aké?“, pýtal sa nedávno jeden z účastníkov diskusného fóra na stránke www.wer-weiss-was.de v rubrike „jobs“. Na e-mailový dopyt, z akého dôvodu položil práve túto otázku, odpovedal, že by sa veľmi rád postavil na vlastné nohy. Na tom, pochopiteľne, nie je nič zlé, avšak dotyčný človek dodal, že praktické skúsenosti iných potrebuje poznať predovšetkým preto, aby vedel svojmu nadriadenému poskytnúť dostatok informácií a presvedčivých argumentov. Jeho cieľom totiž bolo dosiahnuť, aby šéf niektoré pracovné činnosti presunul na novozaloženú firmu. Autor otázky mal možno dobrý úmysel, avšak nezvolil vhodnú formu. Spýtať sa „Kto má skúsenosti s xyz?“ bez bližšieho vysvetlenia nemá zmysel. Alebo si azda myslíte, že dotyčný šéf sa rozhodne pre outsourcing niektorých činností len preto, že pred neho niekto položí zopár e-mailov opisujúcich všeobecné výhody dodávateľského zabezpečenia niektorých riešení?

Kladenie všeobecných otázok. „Ako sa mám uchádzať o voľné pracovné miesto?“ Takýchto otázok vyslovili neúspešní uchádzači o prácu určite nespočetné množstvo. A úplne zbytočne. Odborníci neodporúčajú klásť príliš všeobecné otázky a zároveň pripomínajú, že pýtajúci sa v takomto prípade nemôže čudovať, že dostane nesprávnu alebo nijakú odpoveď. Uchádzanie sa o prácu je veľmi komplexná téma. Ide o písomné uchádzanie - a presne o ktorú jeho časť? Ide o zásady prijímacieho pohovoru a o to, ako sa treba čo najvhodnejšie upraviť a obliecť? Odpovedať na otázku „Ako sa mám uchádzať o voľné pracovné miesto?“ nie je jednoducho možné. Navyše, keď sa pýtajúci podľa všetkého ocitol v situácii, v ktorej očividne potrebuje individuálnu a konkrétnu odpoveď, ktorá mu pomôže a posunie ho ďalej.

Zamlčanie dôležitých informácií. Veľmi častý je aj príklad, pri ktorom pýtajúci sa vysloví spolu s otázkou veľmi málo dôležitých informácií, hoci sú mu známe. Robí to väčšinou nevedomky aj napriek tomu, že by ich „pribalenie“ k otázke výrazne urýchlilo a spresnilo očakávanú odpoveď. Zapamätajte si preto, že aj pri pýtaní treba ďalej odovzdať všetky informácie, ktoré poznáte. Pre druhú stranu môžu byť relevantné aj vtedy, keď si vy o nich myslíte pravý opak. Pekným príkladom môže byť nasledujúci dialóg medzi pracovníkom, ktorému sa pokazil počítač (A), a správcom firemnej počítačovej siete (B):

A: „Nejde mi počítač. Čo mám robiť?“

B: „Čo ste s ním robili?“

A: „Nič!“

Správca počítačovej siete nedokáže pracovníkovi pri najlepšej vôli pomôcť. Všímajte si preto pri každej činnosti podrobnosti - pri akej aplikácii prestal počítač fungovať, čo presne sa stalo, akú chybu počítač hlásil, aké kroky ste podnikli na jeho opravu a podobne. Ak budete schopný poskytnúť konkrétnejšie informácie, bezpochyby výrazne zvýšite šancu, že vám druhá strana pomôže.

Odmietanie pravdivej odpovede. Ľuďom sa občas stáva, že pri hľadaní istého riešenia sú z nejakého dôvodu presvedčení, že aj bez cudzej pomoci poznajú správnu odpoveď. V takýchto prípadoch sa stáva, že úplne odmietnu kladenie otázok alebo kladú len triviálne otázky a vôbec sa nesnažia bližšie si objasniť celú problematiku.

Oslovenie nesprávnych ľudí. Niekedy sa správna odpoveď nemôže dostať k pýtajúcemu iba preto, že sa obrátil na príliš veľký počet ľudí alebo na nesprávnych ľudí. Sú ľudia, ktorí sú schopní opýtať sa na tú istú vec (hoci na základe rôzne deklarovaného dôvodu) podľa možnosti všetkých kolegov. Niekedy to robia tak dlho, kým nedostanú takú odpoveď, akú chceli počuť. Ak položíte tú istú otázku mnohým ľuďom, môže sa stať, že vás rôznorodosť odpovedí ešte väčšmi pomýli a od správnej odpovede budete oveľa vzdialenejší ako predtým.

Určite sa aj vám už stalo, že ste o nejakom probléme špekulovali s niektorým z kolegov alebo podriadených. „Prečo musíme mať práve takéto vedenie?“ alebo „Aký prínos budeme mať z toho, keď nás kúpi firma XY?“ Namiesto toho, aby ste sa na podobné problémy spýtali niekoho z vrcholového manažmentu, diskutujete s nekompetentnými ľuďmi a vaša diskusia, pochopiteľne, nemá absolútne nijaký význam. Samozrejme, že predchádzajúca veta neplatí v prípade, ak ste si so spolupracovníkmi krátili „dlhú chvíľu“. Ak je však váš záujem vážny, musíte sa obrátiť na človeka, ktorý je schopný poskytnúť vám primeranú odpoveď.

Niekoľko tipov na záver. Kým začnete pátrať po správnej odpovedi, snažte sa vždy najprv porozmýšľať nad správnou otázkou. Najefektívnejšie bude, ak budete formulovať nie jednu, ale viac otázok:

Aká je moja situácia/môj problém?

Čo si o nej myslím a prečo?

Ako sa dá táto situácia/tento problém riešiť čo najlepšie?

Nezabudnite, že iba tak môžete kompetentnú osobu, na ktorú sa obrátite so svojou otázkou, využiť čo najefektívnejšie. Iba tak dostanete odpoveď, ktorá vám váš problém skutočne pomôže vyriešiť.

Andrea Chalupová