Viesť účtovníctvo na počítači

Píšte na adresu redakcie, faxujte na číslo 02/6381 0413 alebo mailujte do schránky: nazory@hd-dennik.sk

Začiatkom tohto roku som začal podnikať, vediem si jednoduché účtovníctvo, zatiaľ len odkladám doklady a zapisujem príjmy a výdavky na nečisto. Mám doma počítač, chcem si obstarať program a účtovať na počítači. Sú v tomto smere nejaké osobitné predpisy?

- Vedenie účtovníctva upravuje zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve. Ďalšími všeobecne záväznými predpismi v tejto oblasti sú vykonávacie predpisy k zákonu o účtovníctve. Pre jednoduché účtovníctvo je to Opatrenie Ministerstva financií Slovenskej republiky zo 17. decembra 2002, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a podrobnosti o usporiadaní, označovaní položiek účtovnej závierky, obsahovom vymedzení položiek a rozsahu údajov určených z účtovnej závierky na zverejnenie pre účtovné jednotky účtujúce v sústave jednoduchého účtovníctva. Teda tých, ktorí podnikajú alebo vykonávajú inú samostatne zárobkovú činnosť, ak preukazujú svoje výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov na účely zistenia základu dane z príjmov (číslo 23586/2002-92).

Oba tieto predpisy upravujú predovšetkým obsah účtovníctva, zásady jeho vedenia a povinnosti subjektov, ktoré účtovníctvo vedú (účtovných jednotiek). Formálnu stránku účtovníctva, napríklad grafickú úpravu účtovných kníh, súčasné predpisy neupravujú. Automatizované spracovanie účtovných dát patrí do oblasti technológie a techniky vedenia účtovníctva. Výslovné ustanovenia v tomto smere obsahoval predchádzajúci zákon o účtovníctve (číslo 563/1991 Zb.). V § 4 ods. 4 ustanovoval, že pre vedenie účtovníctva môžu účtovné jednotky použiť prostriedky výpočtovej techniky a že také vedenie účtovníctva musí byť v súlade s projektovo-programovou dokumentáciou.

Ďalej v § 33 ods. 1 ustanovoval, že projektovo-programová dokumentácia na vedenie účtovníctva musí byť v súlade s ustanoveniami zákona o účtovníctve. Problém bol najmä v tom, že v našich podmienkach nejestvuje nijaká norma, ktorá by upravovala obsah a náležitosti projektovo-programovej dokumentácie automatizovaného spracovania dát, ako je tomu napríklad pri dokumentácii stavieb, ktorú upravuje vyhláška.

Súčasný zákon o účtovníctve (zákon č. 431/2002 Z. z.- ZOÚ) už neobsahuje ustanovenia, ktoré by výslovne upravovali vedenie účtovníctva s použitím výpočtovej techniky. Sú nahradené všeobecnejšími ustanoveniami o účtovných záznamoch. V § 4 ods. 4 zákon ustanovuje, že účtovná jednotka je povinná viesť účtovníctvo ako sústavu účtovných záznamov. Účtovná jednotka je povinná viesť účtovníctvo okrem iného spôsobom, zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov (§ 8 ods. 1 ZOÚ), to znamená, že záznam musí byť uložený na fyzickom nosiči. Súhrn všetkých účtovných záznamov tvorí účtovnú dokumentáciu, požiadavky na túto dokumentáciu obsahuje šiesta časť zákona (§ 31 až 37 ZOÚ).

Z hľadiska použitia výpočtovej techniky má zásadný význam ustanovenie § 31 ods. 2 ZOÚ, podľa ktorého záznamy môžu mať písomnú alebo technickú formu. Za písomnú formu sa považuje účtovný záznam vykonaný rukopisom, písacím strojom, tlačiarenskými alebo reprografickými technikami alebo tlačiarenským výstupným zariadením výpočtovej techniky, ktorého obsah je pre fyzickú osobu čitateľný.

V praxi sú to obvykle dokumenty zaznamenané na papierovom nosiči. Za technickú formu sa považuje účtovný záznam vykonaný elektronickým, optickým alebo iným spôsobom, ktorý umožňuje jeho prevedenie do písomnej formy. Všetky formy účtovného záznamu sú rovnocenné, obsah všetkých účtovných záznamov má rovnaké dôsledky bez ohľadu na formu, ktorou sú zachytené (§ 31 ods. 4 ZOÚ).

Zákon podrobne upravuje aktivity prevodu účtovných záznamov z jednej formy do druhej, prenosu účtovných záznamov, ich opravy, uchovanie a ochranu. Z toho vyplýva, že vedenie účtovníctva s využitím výpočtovej techniky je v súlade so zákonom, pokiaľ sú zabezpečené všetky požiadavky zákona na účtovníctvo vôbec. Práve v záujme splnenia týchto požiadaviek je dôležitá starostlivá voľba systému, ktorý sa bude pri spracovaní na počítači používať. V niektorých vyspelých štátoch (Veľká Británia, Dánsko) s dlhou tradíciou v oblasti automatizovaného spracovania dát sa vyžaduje, aby programy, ktoré zabezpečujú spracovanie pokladov pre daňový systém, boli certifikované.

U nás sa na softvérovom trhu ponúka široký výber programov rozličnej úrovne a je vecou budúceho používateľa, aby sa pri kúpe správne rozhodol. Dôrazne treba varovať pred používaním kopírovaných programov od iných používateľov. Nielenže takéto konanie je porušením autorských práv a je trestné, ale nie je obvykle k dispozícii popis obsahu a funkcií programu a nie je zabezpečená jeho údržba. V zásade jestvujú dve skupiny aplikačných programov na spracovanie rozličných administratívnych agend, a teda aj účtovníctva. Prvá skupina ponúka programy do značnej miery obsahovo „prázdne“, ktoré zabezpečujú základné úkony manipulácie s dátami a bežné výpočtové operácie. Používateľ si potom osobitnými servisnými procedúrami prispôsobí program pre svoje potreby (napríklad v peňažnom denníku počet pokladníc a bankových účtov, počet a názvy položiek druhového členenia).

V druhej skupine sú programy, ktoré majú pevne zabudovaný obsah a snažia sa simulovať činnosť človeka vrátane jeho rozhodovania podľa algoritmov vyplývajúcich z predpisov (napríklad vedenie mzdových listov a pevne zabudovanými sadzbami dane a odvodov). Programy druhej skupiny sú pre používateľa príťažlivejšie, pri ich obstaraní sa však treba presvedčiť, či a ako rýchlo je zabezpečená ich aktualizácia po častých zmenách predpisov. Z toho dôvodu je výhodné obstarať si program od seriózneho riešiteľského pracoviska s dlhšou tradíciou, ktoré prípadne aj zabezpečuje potrebné konzultácie.

Ing. Tatjana Pecháčová