Desať etáp už je za nami...

Ako budujeme systém manažérstva kvality v ŠÚ SR

Keď na jeseň roku 2001 navštívil Štatistický úrad SR prezident Spolkového štatistického úradu Nemeckej spolkovej republiky J. Hahlen a významnú časť svojho vystúpenia pred členmi vedenia venoval okrem iného aj informácii o budovaní systému manažérstva kvality v Spolkovom štatistickom úrade, vyvolal tým rozsiahlu - aj keď nie prvú - diskusiu o užitočnosti skorého zavedenia takéhoto systému aj v ŠÚ SR. Onedlho padlo na porade vedenia ŠÚ SR vážne rozhodnutie: Štatistický úrad SR - ako jeden z prvých ústredných orgánov štátnej správy v Slovenskej republike - vytvorí podmienky na zavedenie systému manažérstva kvality a pokúsi sa v horizonte do dvoch rokov dosiahnuť certifikáciu podľa normy STN EN ISO 9001:2001 nezávislou certifikačnou firmou.

Začiatky

Aj na základe nemeckých skúseností vypísal úrad verejnú súťaž na profesionálnu poradenskú a konzultačnú firmu. Tak sa poradenským partnerom ŠÚ SR stala spoločnosť MASM Žilina. Už v úzkej spolupráci s odbornými poradcami sme vypracovali podrobný harmonogram postupu s týmito základnými etapami:

1. Úvodné rokovanie s vrcholovým manažmentom ŠÚ SR

2. Analýza systému manažérstva kvality a jej vyhodnotenie

3. Školenie vrcholového a stredného manažmentu

4. Vymenovanie Rady kvality

5. Vytvorenie a prijatie základných dokumentov - definovanie politiky a cieľov kvality

6. Výber a školenie manažérov kvality

7. Zavedenie predpokladov procesného prístupu

8. Vykonanie opisov definovaných procesov SMK s overením ich vzájomných väzieb

9. Vyškolenie členov tímu na spracovanie dokumentácie

10. Tvorba a úprava dokumentácie

11. Školenie vnútorných audítorov

12. Výkon interných auditov

13. Predcertifikačný audit

14. Certifikačný audit

Po analýze systému riadenia vedenie úradu zvážilo, že vzhľadom na de facto nulové skúsenosti so zavádzaním systémov manažérstva kvality v štátnej správe, ako aj pomerne veľkú diverzifikáciu odborných činností v jednotlivých krajských správach, by zavedenie systému v rámci celého úradu (asi 250 zamestnancov ústredia a priemerne po stovke pracovníkov v každej z ôsmich krajských správ), mohlo byť príliš veľkým rizikom. Vedenie dospelo k rozhodnutiu, že zavádzanie systému sa bude realizovať v dvoch etapách:

1. etapa - skúšobný projekt ústredie úradu + krajská správa v Nitre

2. etapa - ostatné krajské správy ŠÚ SR

Inštitucionálne predpoklady

Významným aktom sa stalo vytvorenie Rady kvality ŠÚ SR, ktorá sa skladá z 12 členov, prijatia štatútu a rokovacieho poriadku rady. Predsedom rady sa stal predseda Štatistického úradu SR. Predseda rady vymenoval tzv. supervízora kvality a na jeho odporúčanie vyslal 18 zamestnancov úradu na 4-týždňový kurz manažérov kvality. Po úspešných záverečných skúškach sa všetci absolventi kurzu stali oficiálnymi manažérmi kvality ŠÚ SR.

Jednou z prvých úloh rady bolo vypracovanie Deklarácie Štatistického úradu SR pre politiku kvality štatistiky a systém manažérstva kvality. S týmto dokumentom, ktorý rada schválila v apríli 2003, sa oboznámili všetci zamestnanci úradu a bol aj zverejnený na webovej stránke ŠÚ SR. Deklarácia vyjadruje základné predstavy a záväzky vrcholového manažmentu ŠÚ SR pre politiku kvality štatistiky, ako aj tvorbu, dokumentáciu, zavádzanie, udržiavanie a zvyšovanie efektívnosti systému manažérstva kvality ŠÚ SR. Reflexuje tiež úlohy a ciele obsiahnuté v Deklarácii kvality európskeho štatistického systému. Stala sa základným dokumentom ŠÚ SR.

Funkčné predpoklady

Za základný prístup k realizácii systému manažérstva kvality bol podľa odporúčania normy STN EN ISO 9001:2001 prijatý tzv. procesný princíp. To znamenalo vytvorenie mapy procesov, teda vytypovanie základných procesov v skupinách manažérskych, monitorovacích, realizačných a podporných procesov, potom ich definovanie, opisy, zobrazenie v podobe funkčných diagramov alebo schém, detailné odsúhlasenie väzieb medzi vstupmi a výstupmi definovaných procesov, ako i s okolím systému (vonkajšie väzby) a napokon overenie, či súbor vytypovaných procesov zabezpečuje všetky požiadavky normy.

Ako veľmi užitočné a praktické sa pritom ukázalo vymenovanie gestorov skupín procesov a, samozrejme, určenie tzv. vlastníkov jednotlivých procesov.

Skupina manažérskych procesov

Politika a ciele

Plánovanie systému riadenia kvality

Preskúmavanie manažmentom

Riadenie legislatívnych procesov

Koordinácia a kontrola plnenia úloh

Koordinácia medzirezortnej spolupráce

Koordinácia medzinárodnej spolupráce a projektov zahr. pomoci

Strategické plánovanie štátnej štatistiky

Zameranie na zákazníka

Skupina monitorovacích procesov

Metodika a monitorovanie štatistík

Meranie procesov a produktov

Interné audity

Riadenie nezhody

Nápravné činnosti

Vnútorná kontrola

Skupina realizačných procesov

Príprava Programu štátnych štatistických zisťovaní (ŠŠZ)

Metodická a technická príprava ŠŠZ

Zber a spracovanie údajov ŠŠZ

Transformácia zozbieraných údajov do vyšších agregácií za odvetvia

Transformácia dát do makroekonomickej podoby

Príprava a vydávanie súborných publikácií

Zostavovanie národných účtov

Zverejňovanie informácií, diseminácia produktov a ich odovzdanie zákazníkovi

Spracovanie volieb a referend

Skupina podporných procesov

Riadenie dokumentácie a záznamov

Informačno-komunikačné technológie

Zabezpečenie pracovného prostredia

Financovanie

Rozvoj a riadenie ľudských zdrojov

Štatistická infraštruktúra

Súčasný stav

Po vyškolení členov tímu na spracovanie dokumentácie prebieha v súčasnosti fáza preverovania jestvujúcej dokumentácie uplatňovanej v ŠÚ SR a jej aktualizácia, po ktorej bude nasledovať úprava do definitívnej podoby. V priebehu septembra budú vyškolení vnútorní audítori (spolu asi 18), ktorí sa následne sústredia na výkony vnútorných auditov.

V závere procesu sa naša pozornosť sústredí na výber nezávislej certifikačnej firmy a v súlade s už skôr spomínaným zámerom zavádzania systému manažérstva kvality v ŠÚ SR v dvoch etapách na prípravy ústredia úradu a krajskej správy v Nitre na tzv. predcertifikáciu a na záverečný certifikačný audit.

Peter Nižňanský

Štatistický úrad SR